O QUE É UM SISTEMA PABX?
O PABX é uma central telefônica. De um modo simplificado, o aparelho conecta-se diretamente à uma operadora de telefonia (com uma ou mais linhas), da mesma maneira que um telefone comum. O diferencial é que ele permite a conexão direta com outras linhas internas, inclusive sem fio, por meio de ramais. Assim, de forma automática (após a configuração feita pelo usuário) e sem a intervenção de um operador ou da telefonista, este equipamento direciona a chamada para o ramal escolhido.
O direcionamento das chamadas externas para os ramais e a possibilidade de comunicação interna oferece mais eficiência e rapidez no atendimento das demandas. Além disso, permite uma redução de custos, ao selecionar a opção (operadora ou plano) mais em conta para economizar no final do mês.
É possível, por exemplo, ligar para os ramais internos, assim como fazer a transferência de ligações entre eles, sem custos extras e com sigilo total. Fora da central, não é possível ‘puxar’ o ramal e escutar a conversa, como ocorre quando há dois aparelhos na mesma linha.
A conexão externa é mantida, ou seja, cada ramal pode realizar chamadas normalmente para qualquer outro telefone (desde que esteja liberado para a função) e também é possível bloquear interurbanos e chamadas para celular.
PABX ANALÓGICO, HÍBRIDO, IP OU EM NUVEM: QUAL ESCOLHER?
A principal função das centrais telefônicas é interligar ramais e linhas, sejam analógicas, híbridas ou IP. Assim, pode-se encontrar no mercado três tipos disponíveis de centrais telefônicas: uma totalmente analógica, para linhas convencionais, outra voltada para a tecnologia IP – que utiliza a conexão de internet para chamadas – e outra híbrida que integra as diferentes tecnologias. Além disso, há a opção de gerenciar e manter o sistema em nuvem.
Vamos às características de cada um:
PABX ANALÓGICO
O PABX analógico é a opção mais básica e de menor custo. É ideal para empresas de pequeno e médio porte que desejam profissionalizar sua comunicação. Suas principais funções são:
- Seleção automática de linhas – ao realizar a ligação, a central verifica o melhor plano que o cliente tem em cada linha, gerando mais economia;
- Ramal econômico – programa um limite de tempo para cada ligação; por exemplo, o telefone de um colaborador pode ser programado para fazer chamadas de no máximo cinco minutos e, quando passar do tempo, a ligação cairá;
- Controle das chamadas telefônicas internas e externas;
- Chamada em espera;
- Possibilidade de inserir um menu para encaminhar o atendimento (Atendimento Automático Digital por uma DISA – URA);
- Possibilidade de programar um ramal para realizar o desvio externo;
- Conexão com porteiros eletrônicos;
- Possibilidade de integrar a um software de tarifação para realizar o controle de chamadas (Controller);
- Transferência de chamadas;
- Identificador de chamadas;
- Reuniões por telefone (chamada em conferência);
- Bloqueio no recebimento de chamadas a cobrar.
PABX IP
O sistema PABX IP utiliza a tecnologia VoIP como base para seu funcionamento. A comunicação VoIP (voz sobre protocolo de internet) opera por meio da conversão da voz em pacotes de dados. Eles são transmitidos de um ponto a outro, da mesma forma como é feito com textos, vídeos e imagens que circulam pela internet. Uma das principais vantagens é a redução de custos e a praticidade para as empresas.
Por utilizar a conexão de internet para o tráfego de voz – por meio de uma rede IP – o PABX IP oferece recursos adicionais, como:
- Utilizar a mesma estrutura de cabeamento da internet para telefonia;
- Ter mais qualidade nas chamadas com voz em alta definição;
- Tornar o celular um ramal móvel por meio de um aplicativo instalado no aparelho.
O aparelho permite que as ligações sejam feitas por um software instalado nos computadores da empresa. Para poder ter a qualidade necessária para chamadas empresariais, é válido ter conta em uma operadora VoIP e instalar softphones, garantindo o suporte de áudio necessário para realizar as funções.
Vale ressaltar que, para garantir os benefícios, é importante contratar um técnico autorizado para elaborar o projeto e instalar corretamente a central telefônica IP. É um profissional capacitado e que pode fazer com que o equipamento entregue todas as suas funcionalidades, além de realizar as atualizações e manutenções necessárias.
Um projeto de PABX IP apresenta um custo relativamente maior do que o analógico. No entanto, ele oferece mais recursos e funcionalidades necessárias para médias e grandes empresas. Isso significa que o sistema pode representar uma redução de gastos mais significativa ao longo tempo, devido às vantagens que ele proporciona (que veremos mais adiante neste texto).
PABX HÍBRIDO
O PABX híbrido contempla todas as funções do analógico e integra as tecnologias analógica, digital e IP. Assim, a empresa pode escolher em que momento usar a mais adequada às suas demandas. Veja mais algumas funcionalidades deste tipo de aparelho:
- Terminais com tecnologia digital;
- Maior capacidade de ramais;
- Consulta de portabilidade para números de celular – sua ligação sempre sairá pela operadora que possibilita mais economia;
- Estrutura flexível – a capacidade da central se molda de acordo com a necessidade da empresa;
- Realização de chamadas com tecnologia IP;
- Facilidade na configuração do sistema PABX;
- Possibilidade de interligação com outros PABX;
- Possibilidade de interligação com computadores, que podem ter mais ramais;
- Interligação entre matriz e filial através da tecnologia VoIP;
- Possibilidade de programar um ramal para realizar o desvio externo;
- Conexão com porteiros eletrônicos;
- Possibilidade de inserir vários menus e submenus para encaminhar para diferentes áreas de atendimento (Atendimento Automático Digital por mais de uma DISA – URA).
Entenda melhor como funciona um PABX híbrido neste vídeo.
PABX EM NUVEM
Outra opção é usar um sistema PABX em nuvem. Ele funciona como um PABX IP, mas
não é necessário instalar um software instalado nos computadores da empresa. Todo o gerenciamento e armazenamento é em nuvem, ou seja, na internet. Assim, a configuração é simples e rápida, com tecnologia plug-in play, e o investimento inicial é baixo. Algumas outras características e possibilidades são:
- Comunicação em tempo real para todos os navegadores, aplicativos e dispositivos móveis. Facilidade para acessar as funções do ramal. Com um softphone, é possível utilizar o ramal a qualquer hora, de qualquer lugar. Basta instalar e configurar um aplicativo no smartphone;
- Executa chamadas de voz e vídeo pelo navegador web;
- Call Center com DAC, URA e discador automático. Permite importar mailings com um sistema profissional para agilizar o atendimento dos clientes. A plataforma liga automaticamente para cada um deles;
- Captura de tela e gravação de chamadas. É possível gravar todas as chamadas recebidas e originadas na sua empresa, além de fazer capturas de tela com facilidade;
- Correio de voz web. O sistema tem a opção de receber recados quando estiver ocupado. Cada ramal possui sua própria caixa postal, com mensagem personalizada;
- Pode gerar relatórios em tempo real essenciais para uma melhor gestão das filas de chamadas feitas e recebidas em Call Center;
- Facilidade de alterar e adicionar ramais sem a necessidade de passagem de cabos e outras configurações.
O PABX em nuvem é uma opção bastante flexível. Serve tanto para pequenas empresas, uma vez que o custo de implementação é baixo, quanto para grandes empresas, pois tem recursos de gerenciamento modernos e possibilidade de integração de sistemas. Além disso, é vantajoso porque elimina gastos com manutenção.
SISTEMA PABX: VANTAGENS PARA A SUA EMPRESA
Agora que você já conhece os tipos de PABX, vamos apresentar as vantagens do uso na sua empresa.
1. MELHORIAS NO ATENDIMENTO
O PABX IP conta com a tecnologia URA (Unidade de Resposta Audível), que possibilita atender ligações por meio de uma gravação personalizada. Esse recurso facilita o direcionamento da chamada para o setor adequado e reduz a quantidade de atendentes necessários para suprir uma demanda. Além de tornar o atendimento mais eficiente, a URA promove a economia de recursos humanos e financeiros.
2. GANHO DE PRODUTIVIDADE
Por estar conectado à internet, o PABX IP pode ser utilizado por dispositivos móveis, ampliando o que antes estava restrito à comunicação entre ramais. Desse modo colaboradores conseguem acessar o sistema de onde estiverem e fazer os contatos necessários de forma mais dinâmica, aumentando sua produtividade.
3. REDUÇÃO DE CUSTOS
O sistema PABX IP conecta os sistemas de comunicação da empresa, permitindo chamadas gratuitas entre departamentos e até mesmo entre filiais. A economia com ligações telefônicas feita desta forma é bastante grande, contribuindo para reduzir os custos operacionais.
4. RAMAIS UNIFICADOS
Com a tecnologia PABX IP, é possível unificar ramais do sistema VoIP ou da telefonia convencional. Isso elimina a necessidade de mudanças de número e facilita a adaptação dos colaboradores.
5. FACILIDADE NA GESTÃ ODE REDES
Por ter a capacidade de integrar todos os ramais de telefonia em uma única rede de dados, o sistema PABX IP facilita bastante a administração de rede, ajudando a detectar e corrigir eventuais problemas. Ao mesmo tempo, o sistema é capaz de adicionar e remover canais de forma ágil, o que facilita a manutenção e diminui o tempo ocioso ocasionado por ela.
6. PROPORCIONA DADOS OTIMIZADOS
Por usar a mesma estrutura de cabeamento da telefonia, a transmissão digital otimiza de forma considerável o processo de comunicação. Para efeito de comparação, em média, o tempo e os recursos necessários para o uso da comunicação VoIP é 50% mais baixo do que as chamadas tradicional.
7. GERENCIAMENTO FACILITADO
O PABX IP é totalmente configurado através de interface web, simplificando a realização de ajustes e manutenções. Interfaces intuitivas permitem que mesmo pessoas leigas possam realizar alterações básicas, caso sejam necessárias. Mas lembramos que é importante contar com um técnico especializado para o projeto e o suporte.
8. IMAGENS
A tendência crescente do uso de chamadas por vídeo também está contemplada no sistema PABX IP. Com o uso da tecnologia VoIP, as videoconferências podem ser realizadas de forma simples e eficaz, aumentando a proximidade entre usuários.
9. MELHOR VISIBILIDADE DE STATUS
Nas redes analógicas, pode ser difícil obter informações sobre o status do sistema. Já com a tecnologia digital, essa tarefa é muito simples e pode ser feita por meio de interfaces de gerenciamento via web, possibilitando verificações precisas e constantes do sistema de telefonia.
10. LIGAÇÕES FEITAS DE QUALQUER LUGAR DO GLOBO
Com a tecnologia VoIP, a base de comunicações é o protocolo SIP (Protocolo de Iniciação de Sessão), o mesmo utilizado na criação de sessões multimídia. Este protocolo permite realizar ligações de qualquer lugar, com custo reduzido.
11. GESTÃO DE CALL CENTER
O sistema PABX é excelente para gerenciar as ligações de um call center. Importação de mailings, direcionamento das chamadas, realização de chamadas automáticas, controle das ligações, armazenamento. Tudo isso proporciona mais produtividade e qualidade do atendimento.
